本文編譯自:Google Blog

當企業領導者評估混合辦公模式是否具有效益時，員工的生產力是最重要的指標之一。主管們試圖了解如何平衡公司對生產力的需求與員工對自主性、靈活性和工作/生活平衡的需求。Google 協助企業和員工了解高效意味著聰明而具有效率地工作，而非過度工作。因此提高生產力的一個關鍵是培養強大的時間管理技能。

然而，最近的研究發現，82% 的員工沒有適當的時間管理系統，相反，他們依賴於製作報表、電子郵件信箱，只是簡單地利用Google Workspace，而不是利用其為自己提供更高效的工作協助。因此從研究結果來看，21% 的受訪者表示“他們的工作從未受到良好的時間控管，或者每週只有一天受到良好的時間管理方式。”

每個人的工作方式都不一樣，混合辦公的好處之一是它使人們能夠以自己的方式、按照各自的節奏工作。但是，如果員工長期低效地管理時間，產生倦怠的風險就會增加——這對員工的幸福感、士氣和生產力來說是一個負面的情況。

為了使混合辦公計劃有效並且保持員工工作的健康心理，需要協助員工建立時間管理能力。企業可以透過以下三個步驟幫助員工培養時間管理的能力：

1. 了解員工目前如何管理工作時間
2. 鼓勵員工確立時間管理的優勢和需要改進的方面
3. 使員工能夠最大限度地利用時間管理實踐

企業在幫助員工更有效地管理時間之前，需要先了解員工是如何運用工作時間。首先，確認可能妨礙員工建立高效工作流程的習慣，例如，員工可能在工作時間之外工作量超載或是大部分的工作時間都花在會議上。

雖然觀察可以幫助企業收集一些訊息，但最好直接找到源頭。想要了解員工是否覺得有在進行有效地管理時間，需要直接詢問他們！企業可以使用調查工具（例如Google 表單）分發匿名問卷，其中包含以下問題：

• 在完成所有工作時遇到困難嗎？
• 你覺得你有足夠的獨立工作時間嗎？
• 示警訊息和通知會中斷或優化工作流程嗎？
• 你認為哪些生產力和協作工具最有用，哪些最沒用？
• 在現場和非現場工作時，如何與同事進行最佳溝通？

有效時間管理的一個主要障礙可能是會議過多。要了解會議疲勞是否困擾著您的團隊，請新增一個調查問題，詢問員工是否覺得自己在會議上投入了太多時間。鼓勵員工使用像Time Insights這樣的工具來幫助他們理解會議時間是否有效，透過此功能，員工可以準確地看到他們在會議上花費了多少時間，以及每周需要安排多少時間在會議上，以準確回答此調查。

填寫匿名問卷是企業進行時間管理審核的好方法，問卷的結果可以幫助企業辨別工作場所和團隊的工作模式，但此結果不會揭露個別員工的工作方式。因此，企業需要直接與員工作聯繫，以了解個別的員工工作情況。

一旦企業對團隊的工作方式有了大致的了解，就可以更深入地了解各個員工的時間管理和工作方式。有了這些訊息，企業就可以幫助員工確定有效和無效的工作做法。

企業可以建議員工花一周時間觀察自己的生產力模式和時間管理方法，鼓勵員工查看：

• 在一天中不同時間和/或一周中不同日子的工作量
• 喜歡做的不同類型的工作，例如戰略或行政工作，以及何時進行這些工作內容
• 花在工作上的時間與溝通工作的時間
• 在小組會議期間和之後的感受
• 花在深度關注上的時間與在不同任務之間切換所花的時間

如果企業使用數位時間表，員工可以查閱內置的自動時間追蹤分析，以了解他們將工作時間花在哪些工作內容上。或是也可以使用AppSheet等無代碼解決方案建立自定義時間的追蹤應用程式，幫助員工衡量他們投入各種職責的時間是否有效。

當每個員工都完成為期一周的研究，接著可以召開會議，審查員工的觀察結果。有了這種新的理解，企業就可以明確每個人何時以及如何做到最好，確定需要改進的領域，並開始進行調整。

既然企業已經清楚地了解了員工如何分配工作時間，就可以與他們一起制定個人時間管理實踐。為了讓員工獲得時間管理上的成功，無論他們喜歡怎樣的工作模式，都應該利用員工的優勢協助他們完成更好的工作時間管理。

重要的是，沒有一種萬能的解決方案可以有效地利用時間。有些人喜歡在早上第一件事解決最困難的任務；有些人在一天快結束時更有動力處理這些複雜的問題；有些人在談話中思考得最好；而另一些人則喜歡獨自思考。為了幫助員工製定適合他們工作風格的時間管理實踐，需要讓員工感到有權決定如何有效地使用他們的時間和工具。

在時間管理方面，日曆是最佳的協助工具，因此建議員工可以利用此簡單的功能。Google日曆協助員工透過查看共享日曆，團隊中的同事可以即時知道每個人的會議時間。同時可以建議員工在他們效率最高的工作期間將工作安排於此時段，並使用Focus time等工具來確保他們埋頭工作所需的時間。

Gmail和Chat很重要，但使用它們也會容易分散注意力。大多數人早上第一件事就是打開電子郵件，然後整天打開它，並經常檢查它。因此，當員工需要集中精力時，請嘗試關閉Gmail或使用 Gmail 功能暫停電子郵件並為電子郵件加註星標以繼續完成任務。同樣的方法也適用於Chat：戰略性地檢查它，並在需要深度關注時關閉通知。

最後，在團隊開發新的時間管理技能時，有意識地與他們建立和保持信任。如果決定使用 Google Meet 進行定期簽到，請與員工合作，直接在日曆邀請中製定會議議程，以確保共享時間得到有效利用。

當每個員工都完成為期一周的研究，接著可以召開會議，審查員工的觀察結果。有了這種新的理解，企業就可以明確每個人何時以及如何做到最好，確定需要改進的領域，並開始進行調整。

混合辦公模式為企業領導者提供了一個機會，讓他們重新思考對員工時間管理的看法以及高效工作的意義。建立有效時間管理技能的目標並非只有變得更有效率，以便人們可以承擔額外的工作。通常，退後一步可以幫助我們簡化工作方式，以加深我們的影響。當員工創建個人時間管理系統時，會發現員工會更快樂、更健康，並為企業做出更多貢獻。