相信大家對於免費版本(個人)的Gmail都不陌生，每個人都有一支甚至是數支的Gmail帳號。2012年10月，Gmail正式成為全球Email服務的冠軍，超越第二名的Hotmail及第三名yahoo的用戶人數，目前Gmail全球用戶已經超過15億人，提供用戶絕佳的安全性、針對各種資訊安全威脅進行防禦、阻擋超過99.9%的惡意郵件。而Google Workspace中的企業版Gmail，就是建立在這個基礎上，專門為企業用戶、學校單位、公部門所設計的重要工具之一，一站式管理平台、強大的安全性以及高度協作等優勢，是使用企業版Gmail的重要因素。

免費版(個人)Gmail與Google Workspace最大的差異就是Google Workspace裡所有的帳號的最高權限掌握企業手中，所有資源都歸企業所有，不必擔心因為員工離職而將重要資料帶走，相反，在免費版(個人)Gmail中的所有資源由個別使用者所有，企業無法管控員工的信箱帳號，包含透過個人帳號所申請的Google各項服務(如Google Analytics、Google Ads等），在員工離職後，這些資料企業將無法獲得，需要重新建立資料。

因此，企業若是透過Google Workspace的企業信箱，每支帳號的檔案都被保存在後台中，系統管理員可以將帳號轉移給其他在職員工，使檔案進行無痛轉移，以此降低企業數位資產的遺失，資源的保存也不再受人員異動的影響，完整掌握企業資源。

免費版(個人)Gmail與Google Workspace第二大差異就是費用問題，免費版(個人)Gmail顧名思義就是完全免費，而Google Workspace則是依據購買方案而有不同價格，同時也提供不同功能(Google Workspace價格與功能請參考: Google Workspace全攻略 價格、方案怎麼選 一次說清楚!)。而Google Workspace企業版Gmail提供多種專為企業/組織所設計的功能，其中包含:

a. 企業/組織專屬網域

Google Workspace企業版Gmail可以讓用戶設定企業/組織專屬的網域名稱，在收發信件上，更容易讓人辨別是哪家公司，與客戶建立橋樑，進而大幅提升企業形象。目前一個帳號最多可以設定600個網域名稱，若是大型集團旗下有很多子公司，每個子公司都有一個專屬的網域名稱，此時Google Workspace的使用者就可以依照需求隨意切換網域名稱來進行發信。

b. 管理者控制台

Google Workspace企業版Gmail獨有的管理者控制台，能夠管控企業中所有使用者的帳號權限。為不同職務設定讀取資料的權限、安全性驗證、稽核所有記錄等等。使用Google管理者控制台最大的好處就是企業能夠

1. 進行一站式集中管理，所有監管作業皆可透過瀏覽器視窗執行，不須安裝額外軟體或登入其他介面。且 Google Workspace 持續自動更新，沒有複雜的部署或更新作業，即可自動啟用最新版本；
2. 帳戶高度安全性，包含是否對該使用者開放特定應用程式。加強電子郵件安全性、防止電子郵件遭到假冒。同時限制使用者帳戶不可使用個人行動裝置登入或是封鎖特定裝置登入等措施；
3. 整體成本較低，Google Workspace 雲端解決方案提供自動升級及優化服務，當 Google 官方釋出整套新功能或有改版，客戶可以直接使用服務，不用擔心使用者之間是否有版本相容問題同時，省去需要額外購買、安裝或更新的成本，也不用負擔任何維護作業。

c. 擁有Google最強大的技術支援

Google Workspace企業版Gmail的管理者，當帳戶發生問題時可以尋求Google的技術協助，若是直接與Google購買Google Workspace，則可以透過24小時的英語客服電話或線上支援來獲得解決問題的方法。若是選擇向Google認證的經銷商購買，則會享有由經銷商所提供的各項支援服務，如.中文客服服務等，在技術問題上的排除更加即時與快速。

d. 雲端硬碟使用容量提升

Google Workspace企業版Gmail的雲端硬碟使用量，以最基本的方案Business Starter版本來看，單一帳號可享有30GB的使用量，相較於免費版(個人)Gmail只有15GB的使用量足足多出一倍，其他Business進階版本更是可以達到2TB、5TB的用量，若是選擇Enterprise版本容量皆為無上限。

Google Workspace是Google Cloud專門為企業用戶、學校單位、公部門所設計的雲端辦公系統，除了本文的主角企業版Gmail之外，還有多項線上協作工具，幫助企業實現雲端即時協作，成為數位轉型路上最堅實的夥伴。

1. Google Meet (線上視訊會議)

疫情的爆發，使得異地辦公、雲端協作的需求大增，因此除了Gmail之外，Meet成為疫情期間大家最常使用的工具之一。Google Meet 是 Google 為企業提供的高品質視訊會議服務，採用Google安全的全球基礎架構，打破距離限制，不須安裝任何程式，只要有網路，即可隨時加入會議。功能包括會議錄製、出席名單追蹤、自動儲存會議記錄，讓來不及參與會議的人也能事後觀看，在使用者端也提供多項設定，包含更換或模糊背景、降低背景噪音、自動調整光源等等，互動方面則有舉手、數位白板、投票、分組討論室等，滿足與會者之間的溝通需求，提升會議效率。

2. Google 雲端硬碟 (Google Drive)

Google Drive 是雲端檔案儲存空間。無論何時何地，只要有網路，都能將資料存放在雲端或讀取、查看並編輯檔案，Google Drive內建防範惡意軟體、垃圾內容和勒索軟體的保護措施，防範企業資料外流，可接受多種檔案類型，方便與他人共用檔案，大幅提升團隊合作效率。最重要的是，在雲端編輯檔案時有自動儲存的功能，絕不會出現因為電腦問題而導致檔案遺失或未存檔的慘況。

3. Google 文件、試算表、簡報及表單

雲端辦公軟體Google 文件、試算表、簡報及表單，在雲端協作中發揮極大效用，只要在有網路的環境下，使用者可以在任何地方進行檔案編輯，檔案除了可以共享給內部團隊成員，也可以邀請外部人員共同編輯，即時看到別人更新的部分，共同將檔案編寫完成，而同步編輯單一檔案的功能，可以避免過去在多人共同編輯檔案會有多種版本產生，而搞不清楚到底哪一個才是最新版本的狀況，在關鍵時刻出問題，同時自動儲存的功能更是時常忘記按下儲存鍵的人一大福音。

4. Google 日曆 (Google Calendar)

透過Google 日曆不僅能夠即時管理自己的行程，還能查看團隊其他成員的行程，快速找出適合的會議時間，減少反覆確認與溝通時間。當確定會議時間時，可以直接透過Google日曆寄送會議邀請，所有與會者同步收到會議資訊，減少確認與通知的時間，確保所有與會者都有收到會議資訊。

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