本文編譯自:Google Blog

隨著越來越多企業選擇混合辦公模式，在工作場所發揮更好地協作成為重要的議題之一。雖然“同時”和“交錯時間”（或異步）協作模式在混合辦公環境中各有一席之地，但企業與團隊有時會過度使用一種模式而忽略另一種模式，因為面對面會議或實時協作已成為許多企業的默認設置，導致大家對於混合辦公是否能夠保有”同步”這件事情上持有偏見，即使新工具已經可以使跨時區或跨地點的工作同步進行。但是使協作工具持續具備可擴展性並支持員工福祉的關鍵是為工作任務選擇正確的方法和工具。考慮到這一點，本文將提供相關方法可以在企業中充分利用”同步”和”交錯時間”的協作。

從歷史上看，許多企業都重視同步互動，以實現快速、直接的訊息和回饋交換，他們還將團隊聚集在一起並建立人際關係。儘管所有成果都是強大而重要的，但同時協作也有一些缺點——尤其是在混合辦公的環境中。

首先，很難安排同時進行的互動。協調時間表需要提前計劃，尤其是當員工分佈在不同時區或在傳統工作時間之外的工作時間。其次，連續的日程安排會導致會議疲勞。在我們委託Economist Impact 開展的全球混合工作調查中，72% 的受訪者承認虛擬會議提高了包容性和參與度，同時，68% 的人表示虛擬會議總體上太多了，意即雖然員工重視同步進行協作，他們也希望有節制。

為了應對這些挑戰，企業應該考慮同時互動可以產生最大影響的協作場景。當需要達成共識或立即採取行動時，它特別有用，例如簡報、決策和危機管理。

為了在混合辦公環境中進行有效的同步協作，員工需要工具來協調實時互動並最大限度地減少切換應用程序和上下文所花費的時間。借助 Google Workspace，團隊可以在Google 日曆邀請中建立並訪問共享議程或 Google 文檔，幫助工作會議之前、期間和之後調整期望和目標。同時，如果協作工具越集成，員工就越容易在靈感來襲或需要快速做出決定時開始工作，例如，團隊成員可以通過從 Docs、Sheets 或 Slides發起Google Meet的工作會議。

直接從 Doc 加入 Meet 通話

此外，考慮如何將現實世界的協作活動帶入虛擬環境，以增強分佈式團隊的同步協作。例如，數字白板工具（如Google Meet 中的Jamboard和Miro）允許人們在任何地方同步進行頭腦風暴、構思和解決問題。像這樣的互動式解決方案使員工能夠以新的方式一起工作。

混合工作的廣泛採用促使企業更頻繁地轉向錯時協作——團隊成員可以在自己的時間自由共享和回應訊息。交錯協作的一個主要好處是改善員工的體驗和福祉，特別是促進整個團隊的參與和支持靈活的工作習慣。允許團隊成員在他們最有效率的時候參與工作，或者在不干擾他們預定的專注時間的時候參與，這有助於提升員工的幸福感，還可以幫助員工感到被傾聽、被重視和被授權，錯時協作還可以為感到不舒服或脆弱的團隊成員實時發聲，或者需要時間考慮他們的反饋，是一種更有吸引力分享觀點的方式。

錯時協作可以增強一系列協作場景，包括分配任務和行動項目、知識和資源共享、頭腦風暴和提供反饋。為了使這些互動成功，員工需要具備安全、直觀的工具，以便隨時隨地為他們提供完成工作所需的訊息。例如，在 Spaces 中，團隊成員可以發起和參與專門用於項目和主題的討論以及訪問文件與任務的群組聊天室，以便他們能夠參與時隨時了解情況。對於在不同時間從事一項任務或項目的人來說，建立一個動態的、單一的事實來源會讓一切變得不同。

在共享文件上進行協作時，智能畫布等功能使團隊成員能夠使用@-mentions 分配任務、建構清單和共享文件，以便輕鬆獲取訊息。同時，Docs 中的自動化內置摘要可幫助團隊加快速度，而不會失去焦點。像這樣的功能可以幫助每個人保持在同一個工作頻率上，即使他們在不同時間為項目做出貢獻。

由 Google AI 驅動的 Docs 中自動生成的摘要

幫助人們了解哪些任務需要實時協作以及哪些任務最好在自己的時間完成，這對於在混合辦公中維持生產力和幸福感至關重要。有權以補充其需求、偏好和時間表的方式工作的員工通常會因這種靈活性而獎勵他們的企業。正如 Holger Reisinger、Paul Sephton 和 Dane Fetterer 為《哈佛商業評論》所寫的那樣，“當領導者允許員工自由選擇工作地點和時間時，表示主管相信他們能夠完成他們被聘用的工作。”數據顯示，這種信任隨後會以非常高的速度得到回報，從而建立起一種緊密結合的包容性和歸屬感文化。

當透過”同步”和”錯時協作”來創立團隊規範時，企業可以幫助員工保持高效與聯繫。透過為他們提供支持且能夠隨時隨地無縫、安全協作體驗的工具，對生產力、員工福祉和士氣的影響可能會帶來變革性的影響。